Klauzula informacyjna dla uczestników wydarzenia

Gotowa klauzula do skopiowania

Poniższy tekst spełnia obowiązek z art. 13 RODO i mieści się w polu „Klauzula informacyjna dla Gościa" przy wydarzeniu. Uzupełnij miejsca oznaczone nawiasami i sprawdź, czy opis celu zgadza się z Twoim wydarzeniem — administratorem danych jesteś Ty, nie Platforma.

Administratorem Twoich danych osobowych jest [uzupełnij: nazwa organizatora], adres: [uzupełnij: adres], telefon: [uzupełnij: telefon].

Przetwarzamy imię i nazwisko, numer telefonu, odpowiedź na zaproszenie, informacje o diecie i alergiach, potrzebę transportu i noclegu, oznaczenie miejsca przy stole, wizerunek na zdjęciach z galerii wydarzenia oraz treść Twojej wiadomości — wyłącznie po to, żeby zorganizować wydarzenie i skontaktować się z Tobą w jego sprawie. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a dla informacji podanych dobrowolnie — Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Informacje o zdrowiu podane w polu diety albo w wiadomości (np. o alergii) przetwarzamy wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) i tylko po to, by uwzględnić je podczas wydarzenia.

Galeria zdjęć otwiera się po wydarzeniu i wymaga kodu dostępu — zdjęcia zobaczą więc pozostali zaproszeni, a nie osoby z zewnątrz. Zdjęcia wgrywasz dobrowolnie i swoje możesz usunąć w każdej chwili; jeżeli jesteś na cudzym zdjęciu i nie chcesz tam być, napisz do nas — usuniemy je.

Dane przechowujemy w systemie KOORDO, którego dostawca przetwarza je wyłącznie na nasze polecenie. Odbiorcami mogą być też podmioty obsługujące wydarzenie technicznie oraz organy publiczne, jeżeli wymaga tego prawo.

Dane usuwamy lub anonimizujemy, gdy przestają być potrzebne — nie później niż 60 dni po wydarzeniu.

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia i wniesienia sprzeciwu, a także skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie wyślemy Ci zaproszenia ani nie potwierdzimy Twojej obecności.

Poniżej stoi pełna wersja wzoru — dłuższa niż ta do wklejenia i pomyślana do czytania, adaptowania i użycia poza Platformą: w formularzu rejestracyjnym, na papierze albo w mailu z zaproszeniem. Administratorem danych uczestników jesteś Ty jako Organizator wydarzenia.

§1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Organizator wydarzenia:

Nazwa / imię i nazwisko: ………………………………………………
Adres: ………………………………………………
E-mail: ………………………………………………
Telefon: ………………………………………………

Administrator odpowiada za zgodność przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa.

§2. Podmiot przetwarzający

Administrator korzysta z Platformy KOORDO — platformy SaaS służącej do organizacji wydarzeń. Operator Platformy przetwarza dane osobowe wyłącznie na polecenie Administratora, jako podmiot przetwarzający (procesor), zgodnie z art. 28 RODO oraz zawartą Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Operator Platformy nie wykorzystuje danych osobowych Gości do własnych celów marketingowych ani do innych celów niezgodnych z udokumentowanymi poleceniami Administratora, z wyjątkiem przypadków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

§3. Cele przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

organizacji wydarzenia;
prowadzenia list uczestników;
potwierdzenia obecności (RSVP);
kontaktu organizacyjnego;
wysyłki wiadomości SMS dotyczących wydarzenia, w tym kodu dostępu do zaproszenia;
wygenerowania indywidualnego kodu QR;
kontroli wejścia na wydarzenie;
zapewnienia bezpieczeństwa organizacji wydarzenia oraz prawidłowego działania Platformy w zakresie obsługi wydarzenia;
zarządzania miejscami przy stołach;
organizacji noclegów;
organizacji transportu;
obsługi preferencji żywieniowych;
udostępnienia materiałów dotyczących wydarzenia;
przeprowadzenia ankiety po wydarzeniu, także z wykorzystaniem serwisu zewnętrznego, do którego odsyła odnośnik przekazany uczestnikowi;
realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

§4. Zakres przetwarzanych danych

Zakres danych zależy od decyzji Organizatora.

Dane przetwarzane w Platformie

imię i nazwisko;
numer telefonu — jeden na grupę zaproszenia, jako adresat kodu dostępu;
nazwa grupy zaproszenia (np. nazwisko rodziny);
potwierdzenie obecności (RSVP) wraz z datą jego ostatniej zmiany;
treść komentarza przekazanego dobrowolnie w formularzu potwierdzenia;
godzina wejścia na wydarzenie;
dowód wyrażonej zgody: data, treść i numer wersji;
preferencje żywieniowe, informacje o noclegu i transporcie, oznaczenie miejsca przy stole oraz zdjęcia przesłane przez uczestnika — jeżeli Organizator korzysta z tych funkcji;
nazwa firmy i stanowisko służbowe — przy wydarzeniach biznesowych.

Dane zbierane poza Platformą

Jeżeli Organizator kontaktuje się z uczestnikami również pocztą elektroniczną albo zbiera dodatkowe informacje innym kanałem (formularz, arkusz, rozmowa), dane te przetwarza poza Platformą i na własnych zasadach. Platforma nie zbiera adresów e-mail uczestników.

Administrator zobowiązuje się nie przetwarzać danych wykraczających poza zakres niezbędny do organizacji wydarzenia.

§5. Podstawa prawna

Podstawą przetwarzania danych może być:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (np. wydarzenia komercyjne);
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na sprawnej organizacji wydarzenia.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. informacji o diecie wynikającej ze stanu zdrowia) Administrator zapewni odrębną podstawę prawną zgodnie z art. 9 RODO.

§6. Odbiorcy danych

Dane mogą zostać udostępnione wyłącznie:

Operatorowi Platformy jako podmiotowi przetwarzającemu;
podmiotom świadczącym usługi hostingu, infrastruktury IT, usług chmurowych oraz wsparcia technicznego;
operatorom usług SMS;
operatorom poczty elektronicznej;
dostawcom usług informatycznych;
podmiotom świadczącym obsługę techniczną wydarzenia, jeżeli jest to niezbędne do jego organizacji;
organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

§7. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres ustalony przez Organizatora jako administratora danych, nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W Platformie działa przy tym mechanizm automatyczny: wydarzenie rozlicza się samo po 30 dniach od swojego zakończenia, a 30 dni po rozliczeniu dane osobowe uczestników są zacierane — nadpisywane są dane identyfikujące, unieważniane kody dostępu i usuwane pliki wydarzenia. Najpóźniej 60 dni po wydarzeniu danych już nie ma, także bez żadnej czynności Organizatora; Organizator może też usunąć lub zanonimizować je wcześniej.

Po zakończeniu okresu przechowywania dane zostaną usunięte lub zanonimizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz polityką retencji danych Organizatora.

§8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

dostępu do danych;
sprostowania danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
wniesienia sprzeciwu;
cofnięcia zgody (jeżeli była podstawą przetwarzania);
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania należy kierować bezpośrednio do Organizatora wydarzenia jako administratora danych.

§9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do:

udziału w wydarzeniu;
wygenerowania zaproszenia;
wygenerowania kodu QR;
potwierdzenia obecności;
korzystania z funkcjonalności Platformy.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić udział w wydarzeniu lub korzystanie z wybranych funkcji.

§10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, o których mowa w art. 22 RODO.

§11. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się bezpośrednio z Organizatorem wydarzenia jako administratorem danych.